Executive Assistant (m/w/d)
Diese Rolle ist für erfahrene Assistenz-Profis, die mit der Geschäftsführung Ordnung, Standards und belastbare Entscheidungen aufbauen wollen. Als Executive Assistant (m/w/d) bei echtesnlp (Impulsgrad GmbH) in Schwetzingen bei Heidelberg arbeitest du in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und übernimmst eine operative Schlüsselrolle für Priorisierung, Prozessaufbau und skalierbare Ordnung. Keine klassische Assistenzrolle: Du bereitest Entscheidungen inklusive Risiken und Empfehlungen vor und baust SOPs, Checklisten und Standards aktiv auf.
Das erwartet dich
- Du führst Inbox und Kalender strukturiert, priorisierst eingehende Themen und sorgst für klare Abläufe im direkten Umfeld der Geschäftsführung
- Du bereitest Entscheidungen mit Optionen, Risikoabschätzung und konkreter Handlungsempfehlung so vor, dass schnell und fundiert entschieden werden kann
- Du baust SOPs, Checklisten und Standards aktiv auf und dokumentierst Prozesse nachvollziehbar für wiederholbare Qualität im Tagesgeschäft
- Du koordinierst Projekte, setzt Deadlines nach, verfolgst offene Punkte konsequent und eskalierst frühzeitig bei kritischen Abweichungen
- Du identifizierst Risiken, Engpässe und Fehlerquellen frühzeitig und leitest daraus konkrete Maßnahmen zur Stabilisierung der Abläufe ab
- Du unterstützt den Aufbau eines skalierbaren Operations-Setups, das Wachstum strukturell absichert und operative Reibung reduziert
- Du sicherst die Qualität interner Abläufe, prüfst Prozessdisziplin und hältst vereinbarte Standards im Alltag konsequent nach
Einblicke ins Team
Das bringst du mit
- Du bringst mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer strukturierenden, zuarbeitenden Rolle als Executive Assistant, Operations Assistant, Projektassistenz oder GF-Assistenz mit
- Du hast nachweisbar Verantwortung für Kalender, Inbox, Priorisierung und Projektkoordination in einem dynamischen Arbeitsalltag übernommen
- Du arbeitest dokumentationsstark, baust SOPs, Checklisten oder Prozessdokumentationen sauber auf und hältst Standards verlässlich nach
- Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder NotebookLM sicher im Arbeitsalltag, inklusive eigenständigem Prompting, Dokumentenerstellung und Workflow-Aufbau
- Sicherer Umgang mit PM-Tools (z. B. Notion, Asana, ClickUp, Trello o. ä.)
- Du erkennst Risiken früh, priorisierst klar und formulierst Empfehlungen präzise, statt Themen nur weiterzuleiten
- Berufserfahrung in wachstumsorientierten Umfeldern, in KMUs oder in Start-up- und Scale-up-Strukturen mit hohem Umsetzungstempo ist ein Plus
Deine Benefits
- Direkte Geschäftsführungsnähe mit echter Ergebnisverantwortung statt reiner Zuarbeit oder isolierter Assistenzaufgaben
- Entscheidungsvorbereitung inklusive Risiken und Empfehlungen ist hier Kern deiner Rolle und nicht nur punktuelle Unterstützung
- Struktur statt Politik: klare Wege, direktes Feedback und Fokus auf Performance statt Hierarchie-Spielchen
- NLP-Weiterbildung plus interne Weiterbildungen stärken deine fachliche und persönliche Entwicklung im laufenden Arbeitsalltag
- Du gestaltest Prozesse aktiv mit und prägst die zukünftige Struktur des Unternehmens durch sichtbare operative Verbesserungen
- Stabilität mit Wachstum: Das Business funktioniert bereits und wird jetzt professionell skaliert statt erst noch gesucht
- 1 bis 2 Tage mobiles Arbeiten pro Woche geben dir planbare Flexibilität in einer sonst stark wirksamen Vor-Ort-Rolle
Über deinen zukünftigen Arbeitgeber
echtesnlp ist ein führendes Institut für Kommunikations-, Coaching-Ausbildungen und persönliche Entwicklung im deutschsprachigen Raum. Im Mittelpunkt steht die Idee, Menschen dabei zu unterstützen, klarer zu kommunizieren, mutiger zu handeln und ihr Potenzial im Alltag wirklich umzusetzen – nicht theoretisch, sondern anwendungsnah und pragmatisch.
Das Team arbeitet mit hohen Qualitätsansprüchen und legt Wert auf Trainings, die alltagstauglich, lebendig und direkt umsetzbar sind.
Als wachsendes Unternehmen setzt echtesnlp aktuell stark darauf, Strukturen und Prozesse weiter zu professionalisieren, damit die Trainings und Angebote zuverlässig skalieren können – ohne Konzernpolitik, dafür mit Verantwortung, klaren Standards und wertschätzender Zusammenarbeit.
Unser Bewerbungsprozess
Dein Weg zu uns
Wir möchten, dass dein Bewerbungsprozess bei uns so reibungslos und transparent wie möglich abläuft. Deshalb haben wir die einzelnen Schritte klar strukturiert und beschrieben, damit du genau weißt, was dich erwartet.
Kerstin vom Recruiting-Team ist online
Sie ruft dich innerhalb von 24 Stunden zurück.
1. Online Bewerbung
Bewirb dich jetzt in weniger als 3 Minuten. Ohne Anschreiben, ohne komplizierten Prozess. Einfach direkt hier online bewerben. Deinen Lebenslauf kannst du optional hochladen, wenn du möchtest.
2. Gespräch per Telefon
In einem kurzen Erstgespräch, gehen wir deine und unsere ersten Fragen durch. Wir freuen uns darauf, dich besser kennenzulernen!
3. Praxis-Check (45 Minuten)
Nach dem telefonischen Gespräch laden wir dich zu einem 45-minütigen Mini-Case (online) ein. Wir setzen auf klare Standards statt Bauchgefühl. Deshalb enthält der Praxis-Check Aufgaben mit realem Bezug. Wir achten dabei besonders auf Ergebnis, Struktur, Priorisierung und Fehlerquote – nicht auf perfekte „Bewerbungsrhetorik“.
4. Founder-Interview (45 Minuten)
Olga und Michael lernen dich in einem 45-minütigen Zoom-Call näher kennen. Vor dem Call hast du die Möglichkeit, an einem Persönlichkeitstest teilzunehmen. Dieser ist freiwillig und dient nicht der Auswahl, sondern als Gesprächsaufhänger im Call.
5. Hands-on Day
Deine Rolle ist hochrelevant. Deshalb möchten wir dir ein realistisches Bild vom Arbeitsalltag geben. Du triffst das Team im Office in Schwetzingen und arbeitest einen Tag mit (simulierter Arbeitstag + gemeinsames Mittagessen).
6. It’s a fit!
Wir entscheiden uns bewusst füreinander – und bringen echtesnlp gemeinsam aufs nächste Level.
Kerstin vom Recruiting-Team ist online
Sie ruft dich innerhalb von 24 Stunden zurück.