Executive Assistant (m/w/d) Job

Das erwartet dich

Die Rolle Executive Assistant (m/w/d) ist genau dort angesiedelt, wo es zählt: direkt im Umfeld der Geschäftsführung. Du sorgst dafür, dass operative Themen nicht „irgendwann“ passieren, sondern priorisiert, entschieden und zuverlässig umgesetzt werden – mit sauberer Struktur, klarer Terminlogik und Standards, die im Alltag wirklich tragen.

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Strukturierte Führung von Inbox und Kalender der Geschäftsführung inkl. Priorisierung und Terminlogik
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen mit Optionen, Risiken und Empfehlung zur nächsten Vorgehensweise
Nachhaltung laufender Themen & Zusagen aus Meetings inkl. Wiedervorlage und konsequenter Rückmeldung
Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von SOPs, Checklisten und Standards für wiederkehrende Abläufe
Koordination operativer Projekte inkl. Terminplan, Statusübersicht, Nachverfolgung und Eskalation bei Abweichungen
Frühzeitige Identifikation von Engpässen, Abhängigkeiten und typischen Fehlerquellen – strukturiertes Gegensteuern
Aufbau eines skalierbaren Operations-Setups
Qualitätssicherung interner Abläufe

Das bringst du mit

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Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Operations Manager oder in einer vergleichbaren Rolle in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Erfahrung in der Steuerung von Kalendern und E-Mail-Postfächern sowie in der Priorisierung des operativen Tagesgeschäfts
Erfahrung in der Koordination von Projekten inklusive Terminverfolgung, Statusmanagement und konsequentem Follow-up
Praxiserfahrung im Aufbau, der Strukturierung und Dokumentation von Prozessen, z. B. in Form von SOPs, Checklisten oder Arbeitsanweisungen
Sicherer Umgang mit PM-Tools (z. B. Notion, Asana, ClickUp, Trello o. ä.)
Idealerweise Erfahrung in dynamischen, wachstumsorientierten Umfeldern wie KMU, Start-ups oder Scale-ups

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Deine Benefits

- mehr als nur „kostenloser Kaffee“

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Direkte Zusammenarbeit im Umfeld der Geschäftsführung – kurze Abstimmungswege
Verantwortungsbereich mit Fokus auf operative Steuerung & Prozessaufbau
Klarer, leistungsorientierter Arbeitsstil ohne Konzern-Politik
Teilnahme an internen Weiterbildungen und NLP-Ausbildungen
Gestaltungsspielraum beim Aufbau von Standards, Dokumentation und Arbeitsweisen
Flexible Arbeitszeiten
Attraktive Vergütung mit Entwicklungsspielraum
Kennenlern-Prozess mit Office-Tag + gemeinsames Mittagessen (Fit beidseitig prüfen)

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Unser Bewerbungsprozess

Dein Weg zu uns

Wir möchten, dass dein Bewerbungsprozess bei uns so reibungslos und transparent wie möglich abläuft. Deshalb haben wir die einzelnen Schritte klar strukturiert und beschrieben, damit du genau weißt, was dich erwartet. Hier ist unser Prozess im Detail:

Julia vom Recruiting-Team ist online
Sie ruft dich innerhalb von 24 Stunden zurück.

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1. Online Bewerbung

Bewirb dich bequem online in nur wenigen Minuten. Lade einfach deinen CV, ein kurzes Anschreiben mit Gehaltsvorstellung und optional, wenn du magst, ein kurzes Vorstellungsvideo hoch. Wenn du ein Video mitschickst, nimm bitte ein etwa 1-minütiges Video auf und beantworte kurz, warum du besonders gut zu dieser Rolle passt und welches dein liebstes Sachbuch ist – und warum.

2. Gespräch per Telefon

Lerne uns in einem kurzen Telefonat kennen. Nutze diese Gelegenheit, um erste Fragen zu stellen und einen persönlichen Eindruck von unserem Team zu gewinnen. Wir freuen uns darauf, dich besser kennenzulernen!

3. Praxis-Check (45 Minuten)

Nach dem telefonischen Gespräch laden wir dich zu einem 45-minütigen Mini-Case (online) ein. Wir setzen auf klare Standards statt Bauchgefühl. Deshalb enthält der Praxis-Check Aufgaben mit realem Bezug. Wir achten dabei besonders auf Ergebnis, Struktur, Priorisierung und Fehlerquote – nicht auf perfekte „Bewerbungsrhetorik“.

4. Founder Interview (45 Minuten)

Olga und Michael lernen dich in einem 45-minütigen Zoom-Call näher kennen. Vor dem Call hast du die Möglichkeit, an einem Persönlichkeitstest teilzunehmen. Dieser ist freiwillig und dient nicht der Auswahl, sondern als Gesprächsaufhänger im Call.

5. Hands-on Day

Deine Rolle ist hochrelevant. Deshalb möchten wir dir ein realistisches Bild vom Arbeitsalltag geben. Du triffst das Team im Office in Schwetzingen und arbeitest einen Tag mit (simulierter Arbeitstag + gemeinsames Mittagessen).

6. It’s a fit!

Wir entscheiden uns bewusst füreinander – und bringen echtesNLP gemeinsam aufs nächste Level.

1. Online Bewerbung

2. Gespräch per Telefon

3. Praxis-Check (45 Minuten)

4. Founder Interview (45 Minuten)

5. Hands-on Day

6. It’s a fit!

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